Privacy

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 1 mei 2018.

Wij zijn er van bewust dat u vertrouwen in ons stelt. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Voor het uitvoeren van onze diensten worden privacygevoelige gegevens oftewel persoonsgegevens verwerkt. Coffee Fresh respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld en beveiligd.

Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij rekening met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), ook bekend onder de naam General Data Protection Regulation (GDPR). Dit betekent onder andere dat:
  • wij duidelijk vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dit doen wij via deze privacyverklaring;
  • wij onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden;
  • wij u eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming is vereist;
  • wij passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen;
  • wij uw recht respecteren om uw persoonsgegevens op uw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

1. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect zijn te herleiden tot u als persoon. Hierbij kunt u denken aan uw naam, persoonlijke emailadres, telefoonnummer. Daarnaast verwerken wij ook gegevens over welke producten uw organisatie afneemt en aan welke acties u deelneemt. Wij slaan ook vragen op die u ons telefonisch, per e-mail of op andere wijze stelt. En eventuele klachten die u bij ons indient kunnen worden opgeslagen. Alles wat gedaan wordt met deze gegevens noemen wij “verwerken”. De wettelijke betekenis van het begrip verwerken is het verzamelen, bewaren, raadplegen, gebruiken en het verwijderen van persoonsgegevens.

2. Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van personen met wie wij direct of indirect een relatie willen krijgen, hebben of hebben gehad. Denk hierbij aan:
  • Personen die aan een bedrijf of organisatie zijn verbonden waar wij een relatie mee hebben.
  • Personen die aan een bedrijf of organisatie zijn verbonden waar wij een relatie mee willen hebben.
  • Bezoekers van onze website.
  • Bezoekers van onze webshop.
  • Klanten die producten bestellen in onze webshop.

3. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@cf.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden. Per doel zullen wij uitleggen waarom wij uw persoonsgegevens gebruiken. Wij verwerken gegevens om:
  • een relatie aan te gaan en te onderhouden;
  • technische ondersteuning te kunnen bieden;
  • (passende) informatie te kunnen versturen;
  • bestellingen en leveringen af te kunnen handelen;
  • potentiële klanten te kunnen benaderen;
  • marketingactiviteiten te kunnen uitvoeren.
4.1 Een relatie aan gaan en onderhouden
Als een bedrijf of organisatie klant bij ons wil worden, hebben wij een aantal persoonsgegevens nodig van de contactpersoon van dit bedrijf. Daarnaast verwerken wij in sommige gevallen persoonsgegevens van de contractondertekenaar of andere contactpersonen binnen deze organisatie. Wij kunnen geen diensten leveren zonder deze persoonsgegevens. Wij verwerken ook persoonsgegevens om de relatie te onderhouden, bijvoorbeeld in verband met facturering, klachtafhandeling en advisering.

4.2 Het bieden van technische ondersteuning
Om technische service te kunnen bieden moeten wij te allen tijde weten wie de contactpersoon op locatie is, hiervoor gebruiken wij gegevens die wij tijdens de registratie van uw bedrijf hebben vastgelegd. Daarnaast leggen wij in ons systeem vast wie contact heeft opgenomen voor het melden van een storing. En met wie er op locatie is gesproken.

4.3 Het versturen van (passende) informatie
Wanneer u informatie opvraagt via onze website, per email of telefonisch dan kunnen uw persoonsgegevens worden opgeslagen voor afhandeling van uw aanvraag. Soms vragen wij extra gegevens die voor de desbetreffende aanvraag of situatie van belang kunnen zijn. Dit maakt het mogelijk om uw vragen te verwerken en verzoeken te beantwoorden op een zo goed mogelijke bij u passende wijze. De persoonsgegevens kunnen voor langere tijd worden opgeslagen om u op een later moment gemakkelijk te voorzien van nieuwe, aanvullende informatie.

4.4 Het afhandelen van bestellingen en leveringen
Voor het afhandelen van bestellingen gebruiken wij persoonsgegevens die wij tijdens de registratie van uw bedrijf hebben vastgelegd. Of wij gebruiken de gegevens die u ons verstrekt tijdens het plaatsen van de bestelling, denk hierbij aan uw naam als referentie op onze pakbon. Bij levering vragen wij in bijna alle gevallen om uw naam en handtekening als bevestiging van ontvangst. Deze gegevens zullen te allen tijde in ons systeem terug te vinden zijn. Hoewel wij deze gegevens vastleggen in ons systeem gebruiken wij deze niet voor andere doeleinden dan het bovengenoemde.

4.5 Potentiële klanten benaderen
Voor het benaderen van potentiële klanten verwerken wij alleen gegevens die strikt noodzakelijk zijn. Met deze gegevens kunnen wij op het juiste moment met de desbetreffende contactpersoon van een potentiële klant contact opnemen. De gegevens van de contactpersoon van potentiële klanten verwerken wij alleen als er expliciete toestemming is gegeven door de desbetreffende persoon. Deze expliciete toestemming kan te allen tijde door de contactpersoon worden ingetrokken. Wij gebruiken deze gegevens voor onze marketingactiviteiten die bestaan uit het verzenden van specifieke persoonlijke (actie)e-mails naar de contactpersoon, het toezenden van relatiegeschenken naar de contactpersoon, het contact opnemen met de contactpersoon en een relatie onderhouden met de contactpersoon.

4.6 Marketingactiviteiten uitvoeren
Voor het uitvoeren van onze marketingactiviteiten hebben wij in sommige gevallen persoonsgegevens nodig. Deze marketingactiviteiten bestaan uit het verzenden van specifieke persoonlijke (actie)e-mails, het toezenden van relatiegeschenken, het contact opnemen met de contactpersoon en een relatie onderhouden met de contactpersoon. Wanneer een persoon toestemming heeft gegeven voor he verwerken van persoonsgegevens mogen wij ten behoeve van deze marketingactiviteiten deze persoonsgegevens gebruiken.

5. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Coffee Fresh bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens: 

persoonsgegevens
reden
bewaartermijn
voor- en achternaam
  • een relatie aan te gaan en te onderhouden;
  • technische ondersteuning te kunnen bieden;
  • (passende) informatie te kunnen versturen;
  • bestellingen en leveringen af te kunnen handelen;
  • potentiële klanten te kunnen benaderen;
  • marketingactiviteiten te kunnen uitvoeren.
Niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
persoonlijk
e-mailadres
  • een relatie aan te gaan en te onderhouden;
  • (passende) informatie te kunnen versturen;
  • bestellingen en leveringen af te kunnen handelen;
  • potentiële klanten te kunnen benaderen;
  • marketingactiviteiten te kunnen uitvoeren.
Niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
telefoonnummer:
mobiel nummer of doorkiesnummer
  • een relatie aan te gaan en te onderhouden;
  • technische ondersteuning te kunnen bieden;
  • (passende) informatie te kunnen versturen;
  • bestellingen en leveringen af te kunnen handelen;
  • potentiële klanten te kunnen benaderen;
  • marketingactiviteiten te kunnen uitvoeren.
Niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
functie binnen organisatie
  • een relatie aan te gaan en te onderhouden;
  • (passende) informatie te kunnen versturen;
  • bestellingen en leveringen af te kunnen handelen;
  • potentiële klanten te kunnen benaderen;
  • marketingactiviteiten te kunnen uitvoeren.
Niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

6. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Coffee Fresh neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Coffee Fresh heeft onder andere de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:
  • Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
  • Code beveiliging, bitlockers en/of encripted versleuteling op externe apparaten.
  • TLS (voorheen SSL). Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk 'https' en het hangslotje in de adresbalk bij het bezoek van onze website en webshop.
  • SPF, wij gebruiken SPF om te voorkomen dat u uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.
Wij achten deze maatregelen passend rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging. Het beveiligingsniveau achten wij passend gelet op de specifieke risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via info@cf.nl.

7. Wat zijn uw rechten?
U heeft te allen tijde recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens. Dit recht is vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens. Binnen vier weken ontvangt u dan een overzicht van uw persoonsgegevens.

7.1 Recht op inzage van uw persoonsgegevens
U hebt altijd het recht op inzage in uw persoonsgegevens, het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om uw persoonsgegevens waarover wij beschikken in een digitaal bestand naar u te sturen. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens er van u zijn geregistreerd en voor welke doelen die gegevens worden gebruikt.

7.2 Recht op correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens
U hebt altijd het recht om uw persoonsgegevens te laten verbeteren als deze gegevens onjuist zijn. U kunt ook een verzoek doen aan Coffee Fresh om uw gegevens te laten verwijderen. Coffee Fresh kan hier alleen aan voldoen als zij niet verplicht is om uw gegevens te bewaren of de gegevens nog nodig heeft om diensten aan u te kunnen leveren.

7.3 Recht van verzet en recht op beperking van het gebruik
Tegen het gebruik van uw persoonsgegevens kunt uw kosteloos bezwaar maken indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doelen dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Als u denkt dat de verwerking van uw gegevens door Coffee Fresh onrechtmatig is of als Coffee Fresh uw gegevens niet langer nodig heeft, dan kunt u een verzoek tot beperking van de verwerking doen. Coffee Fresh behoudt het recht om uw gegevens te bewaren die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst of het nakomen van een wettelijke verplichting.

7.4 Verzoek doen aan Coffee Fresh
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar Coffee Fresh. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Coffee Fresh wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

8. Wilt u gegevens inzien, corrigeren of laten verwijderen?
Wilt u inzage in uw persoonsgegevens? Om het u gemakkelijk te maken, kunt u gebruik maken van de pdf ‘Inzageverzoek’. U kunt deze online invullen, uitprinten en ondertekenen. Stuur het ingevulde formulier naar Coffee Fresh (via post of e-mail), samen met een kopie van uw identiteitsbewijs, zoals hierboven beschreven.

INZAGEVERZOEK >

Postadres:
Coffee Fresh b.v.
t.a.v. contactpersoon privacy
Postbus 50,
6980 AB Doesburg

e-mail: info@cf.nl
onderwerp: inzageverzoek

9. Delen wij persoonsgegevens met derden?
Coffee Fresh verstrekt gegevens aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Daarnaast schakelen wij voor sommige werkzaamheden externe partijen in, denk hierbij aan bijvoorbeeld een partner voor het beheer en onderhoud van onze (IT)-infrastructuur. Wij maken alleen gebruik van opdrachtnemers die passende beveiligingsmaatregelen treffen ter bescherming van uw persoonsgegevens. Ook moeten zij een geheimhouding garanderen en uw gegevens niet gebruiken voor eigen marketingactiviteit.

10. Hoe borgen wij uw privacy?
Wij hebben uw privacy hoog in het vaandel staan. Wij hebben daarom één centraal aanspreekpunt als het gaat om privacy. Dit aanspreekpunt staat in contact met de afdelingen waar privacy gevoelige gegevens worden verwerkt en met een advocaten- en notarissenkantoor dat Coffee Fresh voorziet van advies en informatie omtrent privacy. Wij zorgen ervoor dat alleen medewerkers die vanwege hun functie uw persoonsgegevens moeten verwerken, toegang hebben tot deze gegevens. Daarnaast hebben wij mensen in dienst die zich volledig bezig houden met de veiligheid van onze IT-infrastructuur. Wij achten deze maatregelen passend gelet op de specifieke risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.

11. Wat doen wij online?
De volgende paragrafen gaan over onze online kanalen waar wij persoonsgegevens verwerken. Hiermee wordt bedoeld onze website en webshop. De persoonsgegevens die wij hier verwerken zijn van onze bezoekers van onze website en de gebruikers van onze webshop.

11.1 Welke gegevens worden opgeslagen tijdens een bezoek aan onze website?
Bij alleen het gebruik van onze website worden, buiten het IP adres, geen persoonsgegevens verzameld. Coffee Fresh is op dat moment op geen enkele wijze in staat om uw identiteit vast te stellen als u slechts onze website bezoekt.

11.2 Welke gegevens worden opgeslagen bij interactie met onze website (bv formulier invullen of chatfunctie gebruiken)?
Als u kiest voor registratie of op andere wijze contact met ons opneemt via onze website, vragen wij u bepaalde persoonsgegevens op te geven, zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, en een aantal optionele gegevens. Met behulp van deze gegevens kan Coffee Fresh:
  • op persoonlijke wijze met u communiceren, bijvoorbeeld naar aanleiding van uw feedback of serviceverzoeken of om u desgewenst te informeren over Coffee Fresh diensten en/of producten;
  • uw deelname aan eventuele wedstrijden, acties of enquêtes beheren;
  • marktonderzoek uitvoeren en onze bedrijfsactiviteiten verbeteren;
  • demografische gegevens over onze klanten meten en volgen;
  • inhoud van onze website gerichter afstemmen op uw interesses.
11.3 Welke gegevens worden opgeslagen tijdens een bezoek aan onze webshop?
Bij alleen het gebruik van onze webshop worden geen extra persoonsgegevens verzameld. Doordat u bent ingelogd met uw persoonlijke inloggegevens, zijn wij in staat te herleiden wie onze webshop gebruikt.

11.4 Welke gegevens worden opgeslagen bij interactie met onze webshop?
Als u kiest voor registratie of op andere wijze contact met ons opneemt via onze webshop, vragen wij u bepaalde persoonsgegevens op te geven, zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, en een aantal optionele gegevens. Om in te loggen op onze website gebruiken wij een aantal persoonsgegevens en slaan wij ook uw persoonlijk gebruikersnaam en wachtwoord op. Met behulp van deze gegevens kan Coffee Fresh:
  • uw account bij Coffee Fresh beheren;
  • uw aanschaf van Coffee Fresh producten beheren en uitvoeren;
  • op persoonlijke wijze met u communiceren, bijvoorbeeld naar aanleiding van uw feedback of serviceverzoeken of om u desgewenst te informeren over Coffee Fresh diensten en/of producten;
  • uw deelname aan eventuele wedstrijden, acties of enquêtes;
  • marktonderzoek uitvoeren en onze bedrijfsactiviteiten verbeteren;
  • demografische gegevens over onze klanten meten en volgen;
  • inhoud van onze website gerichter af stemmen op uw interesses.

12. Beleidswijzigingen

Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden op deze site. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze site, kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 1 mei 2018.

13. Vragen en feedback
Heeft u vragen of opmerkingen over het onderwerp privacy dan kunt u deze via e-mail sturen naar info@cf.nl. Daarnaast kunt u te allen tijde verzoeken om toegang tot uw persoonlijke gegevens en om rectificatie en/of verwijdering van uw gegevens indien deze onjuist zijn of niet relevant zijn voor de genoemde doeleinden. Om dit gemakkelijk te maken, hebben wij de pdf ‘Inzageverzoek’. U kunt deze online invullen, uitprinten en ondertekenen. Stuur het ingevulde formulier naar Coffee Fresh (via post of e-mail), samen met een kopie van uw identiteitsbewijs, zoals hierboven beschreven.

INZAGEVERZOEK >

Postadres:
Coffee Fresh b.v.
t.a.v. contactpersoon privacy
Postbus 50,
6980 AB Doesburg

e-mail: info@cf.nl
onderwerp: inzageverzoek