5 vragen aan accountmanagers binnendienst

Elke werkdag van een accountmanager binnendienst bij Coffee Fresh is anders. Eigenlijk kan je niet voorspellen hoe de dag gaat verlopen, vaak is het hollen of stilstaan. Maar dat is juist wat het leuk maakt, de afwisseling. Hoewel de meeste werkdagen beginnen met koffie en het rustig opstarten van de computer, begint soms de telefoon al om 8:30 uur te rinkelen.

De meeste activiteiten van de accountmanagers liggen vast in ons CRM systeem, een soort klantrelatiebeheer systeem. Hierbij kun je denken aan afspraken voor het nabellen van offertes of het nabespreken van de installatie van een koffieautomaat. Naast het bellen sturen de accountmanagers binnendienst ook veel e-mails naar klanten en collega's, vaak aan de hand van ingekomen vragen van prospects of klanten.
 

Offertes en rapportages

Het uitwerken van offertes voor nieuwe koffieautomaten of het opstellen van rapportages voor klanten is een belangrijk onderdeel van de werkdag. Verder komen er regelmatig andere vragen binnen, over verplaatsingen van koffieautomaten of verzoeken voor extra koffieautomaten. Maar ook productvragen of vragen over koffie worden gesteld aan onze accountmanagers. De meeste accountmanager binnendienst werken al jaren voor Coffee Fresh en kunnen deze vragen makkelijk beantwoorden.

Zoals hierboven beschreven hangen de werkzaamheden af van de dag en het moment op de dag. Veel accountmanagers binnendienst zijn bezig met de jaarlijkse contactmomenten. Tijdens dit contact vragen zij bijvoorbeeld aan klanten hoe het afgelopen jaar is verlopen en hoe de service van Coffee Fresh is geweest? Maar ook wordt er gekeken naar mogelijke uitbreidingen van de koffievoorzieningen of veranderingen die er aan zitten te komen.

Bij de accountmanagers binnendienst van de key-account afdeling hebben de werkzaamheden vaak te maken met (Europese) aanbestedingen. Als dit soort tenders binnenkomen worden interne vergaderingen gepland met het aanbestedingsteam.

Alle kennis en ervaring kan dan worden gebruikt om uiteindelijk de juiste offerte op tafel te leggen. Deze accountmanagers binnendienst werken dus vooral projectmatig met deadlines, waardoor ze soms de hele week met 1 project bezig zijn om vervolgens een week lang alle vragen en mailtjes te beantwoorden die ondertussen zijn binnengekomen.

Voor accountmanagers binnendienst staat een werkdag in het teken van klantcontact. Klanten helpen en adviseren staat centraal. De accountmanagers binnendienst kennen hun klanten, waardoor er een relatie kan worden opgebouwd. Dat maakt werken bij Coffee Fresh zo leuk, klanten zijn geen nummertjes, wij weten wat er speelt en proberen onze klanten altijd een eerlijk advies te geven als het gaat om de koffievoorziening.

Uiteindelijk is het natuurlijk leuk als je een prospect tot nieuwe klant kan maken. Voorafgaand is het dan belangrijk dat de offerte voor een nieuwe potentiële klant goed is uitgewerkt. Accountmanagers binnendienst vinden het uitwerken van offertes met een passend advies over welke koffieautomaat geschikt is voor de klant dan ook een van de leukste dingen. Daarbij hoort natuurlijk ook advies en informatie geven over koffie, zowel de smaak van koffie, de herkomst en natuurlijk ook de prijs.

Wij hebben een aantal liefhebbers van freshbrew koffie, maar ook bonenkoffie is geliefd onder de accountmanagers. Het aantal kopjes per dag is daarentegen wel redelijk gelijk. Gemiddeld drinkt een accountmanager binnendienst rond de 4 á 5 kopjes koffie per dag. Gewoon koffie zwart is geliefd, maar ook cappuccino uit de Franke FoamMaster met verse melk wordt veel gedronken. Wij hoeven niet bang te zijn dat onze accountmanagers uitdrogen, want naast koffie wordt er ook veel thee en gekoeld water gedronken.

Het hangt er natuurlijk van af wat de klant wil weten. Daarom is het belangrijk om doelgericht te inventariseren wat de behoeftes van de klant zijn. Het antwoord op deze vraag loopt dan ook uiteen. Waar de één het liefst vertelt over de smaak van koffie, over smaakprofielen en verschillen in zetmethodes, vertelt de ander over duurzaamheid.

Duurzaamheid blijkt een belangrijk thema voor veel klanten, maar ook onze accountmanagers zijn er bewust mee bezig. Zo vinden sommige accountmanagers het leuk om een praktijkvoorbeeld te vertellen over hoe wij zelf bekers hergebruiken en laten recyclen. En dat sommige afdelingen zelfs nog een stap verder gaan en bijhouden hoeveel bekers er op die afdeling worden bespaard. Twee van onze accountmanagers binnendienst van de key account afdeling besparen samen meer dan een doos bekers per jaar. Dit geeft de klant inzicht in de resultaten van een simpel praktijkvoorbeeld en geeft daarbij het belang van bewustwording aan.